¿Qué son los vales de gasolina y cómo calcularlos? 2024

¿Qué son los vales de gasolina? ⛽

Los vales de gasolina son una herramienta para optimizar el gasto de combustible de una flota de vehículos, que además permite obtener beneficios fiscales y maximizar la seguridad a la hora de comprar combustible.

¿Cómo funcionan los vales de gasolina?

Los vales de gasolina pueden ser entregados a los empleados por el monto que tú definas y pueden ser deducibles hasta en un 100% cuando se otorgan a través de un monedero electrónico autorizado por el SAT. Lo mejor es que estos monederos cuentan con plataformas que permiten concentrar todos los consumos en un CFDI, haciendo el proceso de deducción más sencillo.

Asimismo, al contar con plataforma web y aplicación móvil, permiten contar con la información necesaria en cualquier momento, además de realizar ciertos movimientos como:

🔵Realizar dispersiones

🔵Cancelar de tarjetas

🔵Revisar movimientos

🔵Consultar facturación

Al tener rutas definidas o gastos promedio de acuerdo con la actividad del vehículo, será más fácil determinar la cantidad a dispersar cada mes y tener un mayor control de gastos.

¿Por qué se compran los vales de gasolina

Una flotilla necesita dedicación, tiempo, recursos y esfuerzo. La operación diaria en el sector muchas veces no permite al administrador de flota enfrentar los retos con el tiempo que quisieran; por ello, en esta sección te daremos consejos útiles para tener en cuenta. Si buscas vales de gasolina, es muy probable que tengas alguna(as) o todas de las siguientes necesidades:

1. Deducir tu gasolina

El aumento de la gasolina es un tema que nos inquieta a todos, y es que los costos de este combustible incrementan de manera constante. Al ser uno de los costos más importantes en empresas de flotas, cualquier ahorro es importante. Para poder deducir el combustible, este debe usarse para fines del negocio. Además, debe ser pagada con tarjeta bancaria, transferencia, cheque o un monedero electrónico autorizado por el SAT. Únicamente las personas con actividad empresarial en zonas rurales que no cuenten con servicios financieros pueden hacer deducible la gasolina pagando en efectivo. Para todos los demás contribuyentes con derecho a deducción es necesario tener el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en XML.

2. Controlar consumos de combustible y flota

El combustible para las empresas que manejan flota pesada, es un activo vital para su operación. En el mercado existen un sinfín de compañías que ofrecen control de combustible a través de una plataforma que permite al administrador de la flota facilitar la gestión del consumo de gasolina, además de tener un control de la flotilla. Las variables que pueden ofrecer son numerosas; lo que debes considerar es que te brinden herramientas con las cuales puedas administrar y controlar el combustible en tiempo real y que la información que arroje dicha plataforma te permita tomar decisiones financieras, logísticas y de desempeño; para que te enfoques en ser más eficiente, mejores tu rendimiento y te permita crecer, llevando a tu negocio más lejos.

Recuerda: Al elegir el medio de pago para gestionar y controlar el combustible es importante que consideres un servicio 24×7, una plataforma que gestione y ayude a controlar el consumo de combustible 100% en línea y además te permita personalizar tus reportes y tomes decisiones más rápido.

3. Seguridad

Al no tener que cargar efectivo tus conductores correrán menos riesgo y tu negocio evitará posibles fugas. Además, al ser un medio de pago inteligente con seguridad bancaria evitarás posibles fraudes y clonaciones en tus tarjetas.

Consejo: al adquirir cualquier monedero electrónico de combustible autorizado por el SAT pregunta sobre la protección en caso de fraudes y clonaciones. Además de los estándares de seguridad del producto. La mejor opción es elegir un medio de pago con chip EMV full grade (Europay, Visa, Mastercard) que es el estándar de seguridad bancario más alto que existe.

Hay muchos tipos de vales, ¿cuál debo elegir?

Los servicios de vales de combustible tienen dos enfoques principales dependiendo de las necesidades del cliente: control y movilidad. ¿En qué consiste cada enfoque?

🔵 Control

Es cuando el administrador de flota necesita saber, dónde, cuándo, cómo se utiliza el combustible y utiliza esta información para tomar decisiones que te permiten optimizar tu consumo. Un ejemplo de control es cuando una flotilla grande necesita tener el control de sus recursos “GASOLINA” principalmente.

Consejo: La administración de combustible se realiza a través de un software, revisa que la plataforma sea amigable, fácil de usar y te pueda dar información en tiempo real; además de poder generar reportes personalizados, esto te ayudará a ahorrar tiempo y te ayude a tomar mejores decisiones.

🔵 Movilidad

Es cuando las empresas necesitan realizar cargas de combustible en cualquier estación de servicio y el tener un control de los vehículos no es un factor indispensable. Ejemplo: Los autos utilitarios de una compañía que se entregan al área de ventas y necesitan estar todo el día fuera incrementando sus ventas, lo único que necesitan llenar el tanque y seguir vendiendo.

Consejo: Si no necesitas controles tan estrictos en tu administración de combustible, el esquema de movilidad es una excelente opción. Recuerda siempre considerar la seguridad y un buen servicio.

¿Cómo obtener vales de gasolina?

Para contratar monederos electrónicos de gasolina autorizados por el SAT, necesitas acercarte a una empresa de vales autorizada, como Pluxee, y establecer un contrato con las siguientes especificaciones:

✅Nombre

✅Denominación o razón social

✅Número de registro patronal

✅RFC

✅Domicilio fiscal del contratante de los monederos electrónicos

✅La asignación de recursos de cada monedero electrónico de vales de gasolina

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