Cómo hacer un plan de trabajo eficiente paso a paso + ejemplo

¿Te preguntas cómo exactamente un plan de trabajo puede marcar la diferencia? Aquí te lo contamos, descubre cada aspecto crucial de por qué implementar un plan estructurado es una jugada inteligente, la asignación efectiva de tareas y el seguimiento de los objetivos, esta práctica puede reducir el estrés y fomentar un ambiente laboral más organizado y motivador.

No importa si eres el CEO de una gran compañía o el líder de tu equipo, los consejos que encontrarás aquí se adaptan a todas las dimensiones empresariales para logar aumentar la productividad de tus colaboradores.

¿Qué es un plan de trabajo?

Los planes de trabajo suelen ser elaborados por los Project Manager o los directores de empresas, debido a que son herramientas que facilitan el cumplimiento de metas y la organización de los recursos necesarios para lograr objetivos específicos.

Este tipo de planes suelen ser empleados en equipos de alto rendimiento debido a que involucra menos personas; sin embargo, desarrollar planes para cada proyecto y área te permitirá incrementar la productividad, detectar errores a tiempo y lograr objetivos en tiempo y forma. Las primeras veces puede parecer tedioso y complicado, pero con la práctica, notarás que es más fácil de lo que pensabas.

¿Por qué es importante tener un plan de trabajo?

La implementación de planes de trabajo ayuda a articular estrategias para los empleados de manera que pueda mejorar el enfoque y el impulso de los miembros del equipo. Es esencial revisar estos componentes clave cuando hagas un plan de trabajo, con la finalidad de asegurarse de no pasar por alto detalles importantes.

Tipos de plan de trabajo

Hay varios planes de trabajo que puedes crear dependiendo de quién usará el documento. El propósito y el tipo de proyecto pueden afectar los detalles específicos que deben incluirse. Los tipos de planes de trabajo más comunes son:

➲ Plan de trabajo del empleado
Los individuos y los grupos pequeños suelen utilizar este tipo de documento como una herramienta para desarrollar y ejecutar un plan efectivo con pautas y pasos de acción para completar un proyecto. Este plan podría incluir:

• El objetivo del proyecto
• Un presupuesto proyectado
• Materiales y gastos necesarios para el proyecto
• Un cronograma estimado para la finalización

➲ Plan de trabajo del gerente
Similar al plan de trabajo del empleado, este documento tiene un alcance más amplio y puede incluir:

• Beneficios que tendría el proyecto para el negocio
• Listas detalladas de costos y el presupuesto asociado con el proyecto
• Estadísticas que muestran cómo crecerá el negocio gracias al proyecto

➲ Plan de trabajo del dueño de la empresa
Similar a un plan de negocios que podría usar un emprendedor, el plan de trabajo del dueño del negocio podría enfocarse en metas anuales o en una nueva propuesta de producto. Estos tipos de planes de trabajo también incluirían estudios de mercado y proyecciones a largo plazo.

5 consejos para elaborar un plan de trabajo eficiente

➲ Define el objetivo
Elaborar un plan de trabajo eficiente es imposible si no se ha definido un objetivo, por eso, este punto siempre debe ser el primero en tu lista. Cada objetivo es único, de modo que los criterios de evaluación o cumplimiento pueden cambiar, por eso es importante definir los puntos a cumplir para considerarlo un éxito. Entre los criterios más frecuentes destacan:

• Entrega de material en tiempo y forma
• Criterios medibles como alcance o ventas
• Impacto en procesos internos
• Nivel de calidad
• Competitividad

➲ Identifica los recursos necesarios
Para lograr todo objetivo se necesitan recursos, en ocasiones son de la misma área, pero en la gran mayoría el trabajo suele ser interdisciplinario. Ante esto, es importante que definas en tu plan de trabajo los recursos que requerirás para cumplir con la meta fijada, de modo que puedas estructurar el flujo de trabajo y los elementos que interactuarán entre ellos.

Los planes de trabajo también ayudan a conocer mejor las responsabilidades de cada área y mejorar el ambiente laboral, debido a que las responsabilidades y habilidades de cada colaborador quedan claramente definidas.

➲ Específica el medio de comunicación 
Muchas empresas cuentan con chats internos o un correo electrónico empresarial, pero en ocasiones no se define con claridad por qué medios se entregarán reportes, se monitoreará avance o se aclararán dudas. Por eso, es importante definir el medio de comunicación que se empleará para cumplir el objetivo establecido.

Existen plataformas de gestión de personal que permiten asignar tareas, compartir archivos, monitorear horas e interactuar de diversas maneras, algo como una red social de trabajo y que puede resultar muy útil para comunicarse, en especial cuando un solo colaborador está involucrado en diversos proyectos.

Otra forma de organizar la comunicación es definiendo un solo medio para dudas, reuniones, solicitudes y entregas, de modo que cuando requieran encontrar algún archivo o monitorear el avance, puedan encontrarlo rápidamente.

➲ Establece procesos de trabajo
Una vez elegida la vía de comunicación deberás definir los flujos de trabajo, las responsabilidades y la jerarquía de cada integrante. Esto permitirá que la información llegue a quien tiene que llegar en el momento preciso, evitando retrabajar procesos, corregir errores o incluso omitir partes del mismo.

Otro gran beneficio de esta parte del plan de trabajo es que evitará la pérdida de tiempo ocasionada por no saber el siguiente paso en el proceso del trabajo. Es importante que expliques estos procesos a tus colaboradores para que resuelvan sus dudas o propongan opciones que agilicen el cumplimiento del objetivo.

¿Cómo hacer un plan de trabajo paso a paso?

Primero, lo mejor es iniciar de manera simple. En cada paso trata de contar con una historia clara y fácil de entender. En segundo lugar, pruébalo en el alto nivel antes de obtener demasiados detalles. Compártelo con tu gerente, miembros experimentados del equipo o compañeros de confianza y escucha sus comentarios y/o preguntas.

➲ Paso 1: Define el “por qué” de tu proyecto
En el documento de tu plan de trabajo, deberás explicar:

• El propósito de este esfuerzo y una explicación clara sobre este.
• Los antecedentes y el contexto más amplio de este proyecto.
• Demostrar dónde encaja el proyecto en el plan de negocios de la empresa o en los objetivos clave.
• También puede ser útil mostrar cómo el proyecto se ajusta a los valores de la empresa.

➲ Paso 2: Establece el cronograma de tu proyecto
Siempre es bueno tener una fecha límite clara para un proyecto. Un proyecto con límite de tiempo te ayuda a priorizar y hacer que las cosas sucedan. Además, tener una fecha límite puede ayudarte a administrar tu tiempo de manera efectiva.

También necesitarás fechas de inicio y finalización para cada aspecto del proyecto, además de determinar cuáles de estas fechas son fijas y cuáles tienen cierta flexibilidad. Por último, asegúrate de asignar miembros del equipo a estas tareas.

➲ Paso 3: Indica claramente tus objetivos
Aquí es donde enumeras objetivos claros y alcanzables. Considera usar la técnica SMART. Esto te ayudará a pensar en objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados ​​en el tiempo.

Asegúrate de definir también los indicadores clave de rendimiento (KPI).

➲ Paso 4: Verifica cuáles son tus limitaciones
Tus objetivos deben ser coherentes con el cronograma, el presupuesto y los recursos elegidos. Probablemente encontraste barreras en el proceso de planificación, así que verifica que el alcance del proyecto sea realista.

➲ Paso 5: Discute el riesgo y la responsabilidad
Piensa en tu plan de trabajo desde todos los ángulos. ¿Cuáles son tus dependencias principales? ¿Qué puede salir mal? Ten en claro lo que podría evitar un resultado ideal y busca un plan alternativo.

Ejemplo de plan de trabajo

Te brindamos un ejemplo visual para que puedas tener una idea de cómo crear tu propio plan de trabajo.

La empresa ABC debe entregar 100 de sus artículos más vendidos personalizados al cliente DEF en dos semanas, por lo que cuenta con 10 días hábiles desde el momento en que fue tomado el pedido hasta la entrega. Para ello, lo mejor es iniciar estableciendo el objetivo: “Producir y entregar 100 artículos estrella en 10 días hábiles a la empresa DEF.” Algunas de las limitaciones con las que podría verse afectada la empresa ABC para realizar la entrega a tiempo es que los proveedores de los materiales no lo hagan en el momento establecido o que no cuenten de momento con ellos, por lo que tendrían que buscar reemplazos para ello. Sin embargo, pensando que todo marcharía como debería, establecen el siguiente plan de trabajo para los siguientes 10 días: